We zien in de praktijk regelmatig dat cliënten in eerste instantie zelf willen proberen om een openstaande factuur betaald te krijgen. Dat is – met name vanuit kostenoogpunt – begrijpelijk. Het is echter wel van belang om dit “voorwerk” goed uit te voeren. Dat scheelt immers tijd en kosten.
Met “voorwerk” doel ik onder andere op het versturen van een sommatiebrief. Waar moet je op letten bij het versturen van een sommatiebrief? In deze blog geef ik enkele tips.
Verzending
De wijze van verzending van de sommatiebrief is net zo belangrijk als de inhoud. Regelmatig maak ik mee dat een schuldenaar stelt dat hij de brief niet heeft ontvangen. Realiseer je, dat als je de brief verstuurt, jij ook degene bent die moet bewijzen dat de brief de ontvanger heeft bereikt. Dit volgt uit de wet[1] en wordt door rechters bevestigd (en aangeduid als de ontvangsttheorie).[2] Om zo veel als mogelijk in dat bewijs te kunnen voorzien, hebben we de volgende tips voor je:
Tip 1: Maak een kopie van de verzonden brief
Wellicht een open deur, maar ik wil het niet onbenoemd laten. In de praktijk ontvangen we nog te vaak een Word-bestand, waarvan later ook nog eens blijkt dat het afwijkt van de uiteindelijk verstuurde brief. Dus, scan de brief, met jouw handtekening eronder, voor het versturen even in, maak hiervan een kopie of desnoods een goede foto!
Tip 2: Aangetekende post
Stuur belangrijke post, waaronder dus sommatiebrieven altijd aangetekend. Dit is duurder dan een gewone postzegel, maar het levert je ook veel op. Ten eerste bewijs. Het bewijs dat je de brief op een bepaalde datum hebt verstuurd en het bewijs (dat je via de track en trace van PostNL krijgt) dat de brief op datum X bij de wederpartij is bezorgd.
Ten tweede levert het je de mogelijkheid op om, met het verzendbewijs, rente en incassokosten te vorderen. Stel dat je een factuur hebt verzonden aan een van jouw klanten en die factuur wordt niet betaald. Na enkele herinneringsmails wil je tot het verzenden van een sommatiebrief overgaan. Als de klant ontkent de facturen en sommatiebrief te hebben ontvangen en jij kan niets bewijzen, dan kan dit mogelijk gevolgen hebben voor bijvoorbeeld het in rekening brengen van de buitengerechtelijke incassokosten. Het geld wat je dan misloopt is in dat geval meer dan de kosten voor het versturen van een aangetekende brief. Mijn advies is dan ook om de brief per aangetekende post te versturen.
Tip 3: Afschrift per e-mail
Als je bekend bent met het e-mailadres van de ontvanger, stuur dan ook altijd een afschrift van de brief per e-mail. Zet daarbij de opties “ontvangstbevestiging” en “leesbevestiging” aan. Ondanks dat een leesbevestiging niet altijd wordt verzonden, is in het kader van het versterken van de bewijspositie toch aan te raden. Overigens is het ook mogelijk om aangetekend te mailen.
Tip 4: Bewaar het bewijs van de aangetekende verzending en check ontvangst van de brief
Op het moment dat je de brief aangetekend verstuurt, ontvang je altijd een verzendbewijs. Op dat bewijs staat een code waarmee je kunt nagaan wanneer de brief is aangeboden. Dit bewijs kan belangrijk zijn als de discussie ontstaat of een brief al dan niet aan de schuldenaar is aangeboden. Bewaar dat het verzendbewijs dus goed en check via (de website van) PostNL of de brief is bezorgd. Als de geadresseerde niet op het adres aanwezig was, laat PostNL een afhaalbericht achter. Als de brief niet wordt afgehaald, ontvangt de verzender deze retour van PostNL met de aantekening “niet afgehaald”.
Betekening deurwaarder
Het komt wel eens voor dat het adres van de ontvanger niet bekend is of niet met zekerheid vast te stellen is. Als je zeker wil weten dat een brief aankomt en het gaat om een belangrijke sommatiebrief, verstuur de brief dan via de deurwaarder.
De deurwaarder heeft toegang tot het BRP en kan uitzoeken waar de ontvanger zijn woon- of verblijfplaats heeft. De deurwaarder mag deze informatie niet rechtstreeks aan jou of een advocaat verstrekken, maar kan de brief wel bij de ontvanger betekenen. De kosten voor deze betekening liggen vanzelfsprekend weer hoger dan het verzenden van een aangetekende brief.[3]
Veertiendagenbrief bij natuurlijke personen
Nog een tip die een beetje afwijkt van de rest van de blog, maar minstens zo belangrijk is:
Stuur je een eerste sommatiebrief aan natuurlijke personen? Zorg dan dat zij altijd veertien dagen de tijd krijgen om te betalen.
Neem in de sommatiebrief de volgende zin op “(…) betalen binnen veertien dagen na de dag van ontvangst van deze brief”.
De Hoge Raad heeft geoordeeld dat je in dat geval voldoet aan de wettelijke verplichtingen en de natuurlijke persoon lang genoeg de tijd geeft om tot betaling over te gaan. Doet hij dat niet tijdig? Dan is hij rente en buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd. Zeg deze kosten wel altijd aan in je sommatiebrief. Zo voorkom je discussie achteraf!
Conclusie
Wil je eerst zelf een sommatiebrief sturen voordat je een advocaat inschakelt? Geen probleem, maar zorg daarbij wel voor een deugdelijke verzending. Dit voorkomt achteraf verrassingen. Kom je er niet uit? Of wil je dat wij de sommatiebrief opstellen en jou verder helpen? Neem dan contact met ons op. Dan kijken we samen wat we voor je kunnen betekenen.
[1] Artikel 3:37 lid 3 BW
[2] Zie bijvoorbeeld: Rechtbank Rotterdam 23 juli 2021, ECLI:NL:RBROT:2021:9732 (r.o. 5.3).
[3] Neem voor de actuele kosten contact op met een deurwaarder.
