Stel je bent aannemer. Je wordt uitgenodigd om in te schrijven op een aanbesteding voor de ontwikkeling, uitwerking en realisatie van een dertigtal levensloopbestendige appartementen. Een en ander op basis van een reeds opgesteld voorlopig ontwerp. Dit is een potentieel zeer interessante opdracht en opdrachtgever. Dus je schrijft in en… je wint.
Fantastisch toch!? Je viert de overwinning en gaat vol enthousiasme aan de slag met de uitwerking van het voorlopig ontwerp naar het definitief ontwerp. Aan de hand daarvan mag je uiteindelijk een definitieve prijsaanbieding doen op basis van het principe ‘prijs vast tot einde werk’.
In je inschrijving had je al een aantal voorwaarden / aanpassingen opgenomen om binnen het plafondbudget in te kunnen schrijven. Bij de uitwerking van de plannen blijken die aanpassingen niet genoeg. Sterker nog, door een combinatie van (extreem) oplopende prijzen, toenemende leveringsproblemen, oplopende energie- en grondstoffen schaarste en een tekort aan personeel blijkt je het hele project niet binnen het taakstellend budget te kunnen realiseren. Althans niet zonder ingrijpende wijzigingen in het ontwerp of een aanpassing van het budget. Laat staan dat het mogelijk is om dit te doen binnen de door de opdrachtgever opgestelde planning. Je overwinning blijkt toch niet zo fantastisch als dat je eerst dacht. Wat nu?
Wat nu?
Die vraag kreeg ik recentelijk van een aannemer. Hij had namelijk weinig zin in een opdracht waarvan hij op voorhand wist dat hij die niet, niet tijdig of niet rendabel kon nakomen.
Inzicht geven, meedenken, resultaat
Aan de hand van zijn verhaal en het aanbestedingsdossier heb ik de rechtspositie van deze aannemer in kaart gebracht. Gelukkig voor deze aannemer was hij nog niet gebonden aan een definitieve prijs of overeenkomst. Er was nog ruimte om te onderhandelen over de aannemingsovereenkomst en de aannemer kon eventueel nog van het project afzien. Wilde hij het project toch realiseren, dan moest hij dus in gesprek met de opdrachtgever over de prijs en de planning. Wat is mogelijk of wenselijk: aanpassing van het plan, van het budget, de termijn of een combinatie daarvan?
Aan de aannemer heb ik op twee A4’tjes aangegeven waar hij stond, wat ik hem adviseerde en wat zijn alternatieven waren. In overleg hebben we vervolgens de strategie bepaald. Met als resultaat, duidelijke afspraken met de opdrachtgever over hoe om te gaan met (disproportionele) prijsstijgingen, leveringsproblemen (waar de aannemer geen invloed op heeft) en het budget. Dat leverde een evenwichtige aannemingsovereenkomst op, een rendabel project en een tevreden aannemer.
Andere gevallen
Nu had deze aannemer geluk. Dat geldt echter lang niet voor iedereen. Steeds vaker zie ik dossiers voorbijkomen waar aan de voorkant – bij het opstellen van het contract – niet of onvoldoende rekening is gehouden met of aandacht is besteed aan de huidige gekte in de markt waardoor aan de achterkant, tijdens de uitvoering, grote (financiële) problemen ontstaan.
Tips voor de praktijk:
Bespreek de problematiek, maak duidelijke afspraken
Prijsstijgingen, oplopende levertijden, schaarste aan grondstoffen en een toenemend personeelstekort maken dat contracteren voor een vaste én scherpe prijs en een vaste planning niet reëel is. Dat geldt in eerste instantie voor de aannemer maar ook voor de opdrachtgever.
Maak duidelijke afspraken aan de voorkant over hoe partijen omgaan met onzekerheden. Bepaal het plafondbudget en wees bereid over en weer te geven en te nemen (binnen dat budget). Een aannemer moet ook bereid zijn een risico-opslag terug te geven, als het uiteindelijk meeviel. En valt het tegen, wacht niet mee tot het water je aan de lippen staat. Dat onderhandelt een stuk minder prettig.
En bovenal, bij twijfel, schakel juridische hulp in.
Even bellen?
Heb je hier in de praktijk ook mee te maken en heb je behoefte aan overleg? Neem dan contact met ons op.
