Deze week verschenen nieuwberichten over de derdengeldenrekening waar een (oud)notaris van het kantoor Pels Rijcken mee had gefraudeerd. Ook ALEX advocaten maakt gebruik van een derdengelden rekening. In deze blog geef ik uitleg over de procedures voor het gebruik van de derdengeldenrekening van ALEX advocaten (en hoe wij fraude voorkomen).
Stichting Beheer Derdengelden
De Stichting Beheer Derdengelden ALEX advocaten (KvK 56289367) beheert de derdengeldenrekening. Dit is een zelfstandige rechtspersoon met drie bestuurders (mr. Caren Schipperus, mr. Frank Janzing en mr. Pieter van Goor), tevens advocaten van ALEX advocaten.
Doel
Het enige doel van deze Stichting is het beheren van de derdengeldenrekening. Het geld op de derdengeldenrekening is óf afkomstig van een cliënt van ALEX advocaten en bestemd voor een wederpartij, of afkomstig van een wederpartij en bestemd voor een cliënt van ALEX advocaten.
Gelden van derden
Meest voorkomende voorbeelden hiervan zijn: een proceskostenveroordeling die een wederpartij aan onze cliënt verschuldigd is. Of een vergoeding die een cliënt moet betalen aan een wederpartij op grond van een vaststellingsovereenkomst. Betaling via de derdengeldenrekening geeft zekerheid dat betaalafspraken worden nagekomen.
Tijd
Geld dat binnenkomt op de derdengeldenrekening mag niet langer op de rekening staan dan nodig is voor het nakomen van de betaalafspraak.
Geen bank
De derdengeldenrekening mag niet gebruikt worden als alternatief voor een ‘bank’.
Betalingen
Inkomsten
De bankrekening van de Stichting is gekoppeld aan het boekhoudpakket van ALEX advocaten. Indien er een betaling op de derdengeldenrekening binnenkomt, krijgen de bestuurders een signaal van de administratie. De bestuurders kijken dan direct bij welk dossier deze inkomsten horen en voor wie de gelden bestemd zijn. De grondslag voor de ontvangst van de betaling en de bestemming moeten in het dossier schriftelijk zijn vastgelegd.
Uitgaven
De drie bestuurders van de Stichting hebben elk een eigen bankpas. De advocaat die het dossier behandelt, geeft instructie aan één van de bestuurders om de betaling klaar te zetten. Daarbij moet het dossiernummer vermeld worden, voor wie het bestemd is en waarom het naar die persoon of naar dat bedrijf moet worden overgemaakt.
Alleen als een cliënt daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven, mogen wij inkomsten op de derdengeldenrekening die voor de cliënt bestemd zijn, verrekenen met een openstaande declaratie van ALEX advocaten.
Tweede handtekening
Een tweede bestuurder controleert de klaar gezette betaling en geeft daarna de betaling met een zogenaamde ’tweede handtekening’ vrij. Betalingen kunnen nooit door één bestuurder worden geplaatst én vrijgegeven. Er vindt dus altijd een tweede controle plaats.
Eindcontrole
Bij de verwerking van inkomsten en uitgaven via de derdengeldenrekening, zijn dus altijd drie personen (twee bestuurders en de administrateur) betrokken. Zij controleren of de grondslag voor de ontvangst en de bestemming van de uitbetaling in overeenstemming zijn met hetgeen is vastgelegd in het dossier. De administratie wordt uiteindelijk nog gecontroleerd door de accountant.
Tot slot houdt ook de Gelderse Orde van Advocaten toezicht op het ordentelijk gebruik van onze derdengeldenrekening.
Zo houden we met elkaar de derdengeldenrekening transparant en doelmatig (en wordt fraude voorkomen).
Caren Schipperus, directeur ALEX advocaten
