U heeft vast wel eens van “algemene voorwaarden” gehoord. Dergelijke voorwaarden worden door veel bedrijven gehanteerd, maar de werking en gevolgen die deze voorwaarden kunnen hebben worden vaak nog onderschat. Goed om eens stil te staan bij vragen als wat algemene voorwaarden nou eigenlijk zijn? Wat is het belang van algemene voorwaarden? En hoe moet u de algemene voorwaarden gebruiken?
Wat zijn algemene voorwaarden?
Algemene voorwaarden worden ook wel “de kleine lettertjes” genoemd. In de algemene voorwaarden kunnen onder andere bepalingen staan met betrekking tot de levering, de betaling, de manier(en) waarop de overeenkomst kan worden beëindigd en beperking van de aansprakelijkheid. Kortom, de rechten en plichten van beide partijen.
Kenmerken
Volgens de wet zijn algemene voorwaarden bedingen die zijn opgesteld om in een aantal overeenkomsten te worden opgenomen (bestemmingscriterium) maar niet de kern van de prestatie regelen (kernbeding). Algemene voorwaarden moeten voldoen aan twee belangrijke kenmerken:
- Het beding moet zijn opgesteld met de intentie om in meerdere overeenkomsten te worden opgenomen. Een universele toepassing. De algemene voorwaarden zijn als het ware de afspraken die u standaard wilt laten gelden bij de overeenkomsten die u sluit,
- Een algemene voorwaarde mag geen kernbeding zijn. Een kernbeding regelt de essentialia van een overeenkomst. Denk aan elementen als de koopprijs, het loon, het te leveren product of de te leveren dienst. Afspraken over de essentiële onderdelen van een overeenkomst zijn dus geen algemene voorwaarden.
Deze twee kenmerken zorgen ervoor dat de algemene voorwaarden veelal niet integraal zijn verwerkt in de hoofdovereenkomst, maar zijn opgenomen in een separaat document.
Waarom algemene voorwaarden gebruiken?
Het hebben van algemene voorwaarden is niet verplicht, maar het heeft veel voordelen. Allereerst – en wellicht de meest belangrijke – kunt u met de algemene voorwaarden risico’s uitsluiten. In de algemene voorwaarden kunt u bijvoorbeeld uw aansprakelijkheid beperken, mits dit een redelijke beperking is.
Het hebben van algemene voorwaarden bespaart u ook veel tijd. De algemene voorwaarden zijn namelijk van toepassing op elke overeenkomst die u sluit. U hoeft dus niet bij elke overeenkomst in onderhandeling te gaan over de zaken die geregeld staan in de algemene voorwaarden.
Daarnaast bieden de algemene voorwaarden een bepaalde zekerheid. In de algemene voorwaarden staan namelijk rechten en plichten voor beide partijen. Alle partijen weten dus waar zij aan toe zijn bij het sluiten van de overeenkomst.
Hoe algemene voorwaarden te hanteren?
Algemene voorwaarden zijn relatief snel van toepassing. Zij moeten door de gebruiker zijn aangeboden en door de wederpartij zijn aanvaard. Een veelgemaakte vergissing is de gedachte dat voor de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden de wederpartij daadwerkelijk kennis heeft moeten kunnen nemen van de algemene voorwaarden. Voldoende is dat de wederpartij weet of behoort te weten dat de algemene voorwaarden onderdeel uitmaken van de overeenkomst. Als de wederpartij de algemene voorwaarden niet gelezen heeft, wil dat dus niet zeggen dat deze niet van toepassing zijn.
Zodra de algemene voorwaarden van toepassing zijn, is van belang dat u er ook een beroep op kunt doen. Anders dan bij de vraag naar de toepasselijkheid is hier wel van belang dat u uw wederpartij de mogelijkheid heeft geboden om daadwerkelijk kennis te nemen van uw algemene voorwaarden. Ook wel aangeduid als de informatieplicht.
De hoofdregel voor de informatieplicht is dat u een papieren set algemene voorwaarden overhandigt aan de partij met wie u de overeenkomst sluit. Overhandiging langs elektronische weg kan onder omstandigheden ook. Wanneer u uw contractuele wederpartij niet op afdoende wijze de mogelijkheid heeft geboden om kennis te nemen van uw algemene voorwaarden dan kan hij de vernietiging van deze voorwaarden inroepen. Wat dit betekent wordt hierna kort besproken.
Mag u alles in de algemene voorwaarden regelen?
De juiste hantering van een goede set algemene voorwaarden kan u veel ellende besparen. Evenwel dient u erop bedacht te zijn dat algemene voorwaarden geen vrijbrief vormen om te doen en laten wat u wilt.
Bescherming consumenten
Consumenten worden beschermd tegen bedingen in algemene voorwaarden die onredelijk bezwarend zijn althans vermoed worden onredelijk bezwarend te zijn. Ook kan een beroep op algemene voorwaarden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zijn.
Zwarte en grijze lijst
De wet geeft een lijst van bedingen die als onredelijk bezwarend kunnen worden gekwalificeerd. Het betreffen de zogenaamde ‘zwarte lijst’ en ‘grijze lijst’. Als u een bepaling in uw algemene voorwaarden heeft opgenomen die onredelijk bezwarend is, althans wordt vermoed dit te zijn, dan kan de consument een beroep doen op vernietiging van deze bepaling. Gevolg is dat de bepaling niet van toepassing is op de overeenkomst en u er dus ook geen beroep op kunt doen. Dat is toch vervelend wanneer de bepaling de strekking heeft uw aansprakelijkheid te beperken.
De grijze en zwarte lijst gelden niet indien uw wederpartij een (grote) onderneming betreft. In business-to-business deals komt partijen een grote mate van vrijheid toe bij de inrichting van hun algemene voorwaarden. Evenwel dient u erop bedacht te zijn dat ook in deze verhouding grenzen gelden aan hetgeen in de algemene voorwaarden toelaatbaar wordt geacht. Een klein voorbeeld is de – naar mijn mening logische regel – dat aansprakelijkheid ingeval van opzet of grove schuld aan de zijde van de gebruiker van de algemene voorwaarden niet uitgesloten kan worden.
Houd uw algemene voorwaarden up to date!
Tot slot is het van belang dat u de algemene voorwaarden van uw onderneming up to date houdt. Een regelmatige check voorkomt dat uw wederpartij zich tegen de (inhoud van de) algemene voorwaarden kan verzetten.
Contact
Wilt u algemene voorwaarden laten opstellen? Of gebruikt u al algemene voorwaarden en weet u niet of deze nog aan de wettelijke eisen voldoen? Neem dan gerust contact op met Kelly Weijdt.
