Een Vereniging van Eigenaren (hierna: VvE) schakelde onze hulp in vanwege het verduurzamen van haar verouderde appartementencomplex. In samenwerking met een bouwteam had het bestuur van de VvE alle verduurzamingsplannen onderzocht, berekend en getekend. Er waren diverse inventarisaties gedaan voor subsidie- en financieringsmogelijkheden.
Het bestuur stond volledig achter de verduurzamingsplannen, maar het bestuur kon daar niet alleen over besluiten. Voor de uitvoering moesten ook de leden instemmen met de plannen. Hiervoor is een besluitvormende ledenvergadering nodig. Wij hebben het bestuur geholpen om deze belangrijke ledenvergadering goed voor te bereiden. Deze praktijkervaring delen we in deze blog, omdat die ook voor andere VvE’s behulpzaam kan zijn.
Gemeenschappelijke gedeelten en privégedeelten
In de voorbereiding is het belangrijk om vast te stellen wat bij de gemeenschappelijke gedeelten en wat bij de privégedeelten van het appartementencomplex hoort. De Vergadering van Eigenaren is immers alleen bevoegd om besluiten te nemen voor zover het de verduurzaming van het gemeenschappelijke betreft.
Modelreglementen
Wat tot het gemeenschappelijke behoort, is voornamelijk afhankelijk van hetgeen in de geldende splitsingsakte en het bijbehorende modelreglement is opgenomen. Het bouwjaar van het appartementencomplex bepaalt meestal welk modelreglement is toegepast. De verschillende modelreglementen hebben telkens een andere regeling ten aanzien van het gemeenschappelijke. Uit de splitsingsakte volgt welk modelreglement van toepassing is. Let op: in de splitsingsakte kan ook van een modelreglement zijn afgeweken!
Casus
In de door ons behandelde kwestie, zou men van een individuele gasketel in de privé gedeelten, naar een gemeenschappelijke warmtepomp gaan. Leidingwerk was gemeenschappelijk, maar radiatoren of ‘warmteafgifteunits’ bij een warmtepomp, waren in dit geval privé. Ook wilde het bestuur gelijk wat andere zaken regelen zoals glasvezel. Iets waar het (verouderde) modelreglement helemaal niet in voorzag (maar wat wij wel konden oplossen).
Besluitvorming van de Vergadering van Eigenaren
Bij appartementencomplexen is sprake van complexe besluitvorming. De Vergadering van Eigenaren moet volgens een specifieke stemverhouding en stemprocedure beslissen over gezamenlijke renovaties.
Volstrekte meerderheid
Volgens de wet worden besluiten door een Vergadering van Eigenaren genomen met volstrekte meerderheid van de stemmen, tenzij de statuten iets anders bepalen (artikel 5:127 lid 1 BW). De statuten zijn opgenomen in de splitsingsakte van de VvE.
Quorum
In de splitsingsakte staat hoeveel stemmen er in totaal zijn en hoeveel stemmen iedere eigenaar heeft. Om een geldig besluit te kunnen nemen, is er een bepaald aantal stemmen nodig. Uit de splitsingsakte volgt hoeveel stemmen nodig zijn om rechtsgeldige besluiten te nemen (quorum). Dit is per VvE verschillend.
Gekwalificeerde meerderheid
Voor sommige besluiten is een grotere meerderheid van stemmen vereist: een gekwalificeerde meerderheid. Uit de splitsingsakte volgt voor welke besluiten dat geldt. Ook welke gekwalificeerde meerderheid geldt, staat in de splitsingsakte.
In veel gevallen komt verduurzaming van oude appartementencomplexen neer op een ingrijpende renovatie. Vaak zal voor dit type besluiten een gekwalificeerde meerderheid noodzakelijk zijn.
Bekostiging verduurzamingsplannen
De verduurzaming kost vanzelfsprekend geld. Soms kunnen de plannen bekostigd worden uit het eigen vermogen van de VvE. In onze kwestie was het noodzakelijk om een lening hiervoor aan te gaan. De kans is groot dat de VvE-bijdragen van alle individuele leden omhoog gaat, om plannen te bekostigen of de financiering af te lossen. Een bestuur kan niet zonder toestemming van de leden het maandelijkse voorschotbedrag verhogen of een lening aangaan (t.b.v. de financiering van de plannen).
De regels hiervoor staan in de splitsingsakte en het bijbehorende modelreglement. Vaak is voor een besluit tot verhoging van de individuele bijdrage ook een gekwalificeerde meerderheid vereist.
Enthousiasmeren en informeren leden
Juridisch gezien is de verduurzaming dus niet 1-2-3 geregeld. Ben je er, met een besluit dat aan de eisen voldoet?
Praktische zaken
Het bestuur moet ook de praktische kant in ogenschouw nemen. Op het moment dat rekenkundig (op basis van de meerderheid / het quorum) vóór wordt gestemd en de VvE uitvoering kan geven aan de plannen, dan is weerstand vanuit de leden in de uitvoeringsfase niet gewenst. De leden zullen immers mee moeten werken aan de praktische uitwerking van de plannen. Bijvoorbeeld door toegang te verlenen aan de bouwbegeleider/aannemer.
Het is dan ook van belang dat het bestuur alle leden zorgvuldig en intensief informeert. Zeker als uit ervaring blijkt dat de ALV niet door ieder lid wordt bezocht en de opkomst meestal laag is. Wij raden het bestuur van de VvE aan om veel aandacht te besteden aan de informatievoorziening aan de leden. Denk daarbij mogelijk ook aan huisbezoeken/persoonlijke benadering bij leden die mogelijk moeite hebben om de verhoging van de VvE-bijdrage te betalen. Het bestuur kan ook nadenken over mogelijke voorzieningen wanneer leden aangeven dat zij de verhoging van de VvE-bijdrage niet kunnen dragen. Van belang is dat de leden zich gehoord voelen.
“Een goede voorbereiding is het halve werk…”
Deze blog laat zien dat naast de technische voorbereiding van de verduurzaming, ook de juridische voorbereiding aandacht verdient. Wij moedigen VvE’s aan om werk te maken van verduurzamingen en hopen dat deze praktische tips helpen om dit zo goed mogelijk aan te vliegen. Het verduurzamen van appartementencomplexen is namelijk hard nodig!
Bent u als bestuur/VvE bezig met verduurzaming van het appartementencomplex, dan kunnen wij u helpen met juridische kant van de zaak.
Neem gerust contact met ons op, dan kijken wij samen wat we voor u kunnen doen!
